Mithilfe von BibTeX-Dateien ist der Datenaustausch zwischen Puma und Citavi ganz einfach: Publikationseinträge können dadurch schnell und unkompliziert zwischen den beiden Programmen ausgetauscht werden.
Export von Puma-Daten:
Um Literaturlisten aus Puma zu exportieren wählt man zunächst die gewünschte Literatur aus – zum Beispiel die eigene Sammlung oder die Publikationsliste einer Gruppe. Optional kann man einzelne Einträge zunächst in die Ablage legen, um sie von dort aus zu exportieren.
Im Folgenden öffnet sich im Browser (Firefox, Chrome, Safari) eine Textdatei, die man komplett auswählt und kopiert. Die Daten befinden sich nun in der Zwischenablage. In Citavi klickt man dann in der Taskleiste auf „Datei/Importieren“ und wählt in diesem Fenster „Aus einer Textdatei (RIS-, BibTex formatiert o.ä.)“ aus. Schließlich werden die Textdaten aus der Zwischenablage entnommen und man kann nochmal auswählen welche Einträge man importieren möchte.
Export von Citavi-Daten:
Das Exportieren von Publikationen aus der Citavi-Sammlung erfolgt ähnlich. Dazu wählt man im Menü „Datei“ den Befehl „Exportieren“ und kann dann entscheiden, ob man nur den markierten Titel oder alle Einträge der Sammlung auswählen möchte. Auch hier wählt man wieder das BibTeX-Format aus und speichert dieses in der Zwischenablage.
In PUMA wählt man anschließend „Eintragen“/“Publikation hinzufügen“/“BibTeX/EndNote-Schnipsel“und fügt hier die Daten ein. Die Sichtbarkeit kann direkt darunter bestimmt werden. Außerdem kann der Eintrag vor dem Import noch weiter bearbeitet werden. Zum Beispiel können dann Zusammenfassungen oder Notizen hinzugefügt werden.