Datenaustausch: Puma und Citavi

Für den Umstieg von einer auf die andere Literaturverwaltung steht ein Standard-Austauschformat zur Verfügung.

Mithilfe von BibTeX-Dateien ist der Datenaustausch zwischen Puma und Citavi ganz einfach: Publikationseinträge können dadurch schnell und unkompliziert zwischen den beiden Programmen ausgetauscht werden.

Export von Puma-Daten:

Unter dem letzten Icon „Exportoptionen für angezeigte Einträge“ (oben rechts) „BibTex“ auswählen

 

Um Literaturlisten aus Puma zu exportieren wählt man zunächst die gewünschte Literatur aus – zum Beispiel die eigene Sammlung oder die Publikationsliste einer Gruppe. Optional kann man einzelne Einträge zunächst in die Ablage legen, um sie von dort aus zu exportieren.

Im Folgenden öffnet sich im Browser (Firefox, Chrome, Safari) eine Textdatei, die man komplett auswählt und kopiert. Die Daten befinden sich nun in der Zwischenablage. In Citavi klickt man dann in der Taskleiste auf „Datei/Importieren“ und wählt in diesem Fenster „Aus einer Textdatei (RIS-, BibTex formatiert o.ä.)“ aus. Schließlich werden die Textdaten aus der Zwischenablage entnommen und man kann nochmal auswählen welche Einträge man importieren möchte.

Export von Citavi-Daten:

Das Exportieren von Publikationen aus der Citavi-Sammlung erfolgt ähnlich. Dazu wählt man im Menü „Datei“ den Befehl „Exportieren“ und kann dann entscheiden, ob man nur den markierten Titel oder alle Einträge der Sammlung auswählen möchte. Auch hier wählt man wieder das BibTeX-Format aus und speichert dieses in der Zwischenablage.

BibTex Datei in PUMA importieren

In PUMA wählt man anschließend „Eintragen“/“Publikation hinzufügen“/“BibTeX/EndNote-Schnipsel“und fügt hier die Daten ein. Die Sichtbarkeit kann direkt darunter bestimmt werden.  Außerdem kann der Eintrag vor dem Import noch weiter bearbeitet werden. Zum Beispiel können dann Zusammenfassungen oder Notizen hinzugefügt werden.

Citavi oder Puma? Eine kleine Entscheidungshilfe

Für die, die kein Windows nutzen, gibt es mit dem Akademischen Publikationsmanagement (PUMA) eine gute Alternative.

Das Literaturverwaltungsprogramm Citavi ist an deutschen Hochschulen bei vielen Studierenden beliebt. Mit Citavi ist es möglich, benutzerfreundlich Literatur zu recherchieren, sie zu organisieren und Aufgaben zu planen. So lassen sich Zitate speichern, um sie dann mit einem Klick in der eigenen Arbeit einfügen zu können. Sehr praktisch: Am Ende der Arbeit lässt sich ein Literaturverzeichnis mithilfe der gesammelten Werke erstellen. Das funktioniert mit Word und Open Office/Libre Office. Zusätzlich können Aufgaben abgespeichert werden, zum Beispiel bestimmte Werke, die man sich noch anschauen möchte oder die Deadline der Arbeit. Alle diese Funktionen helfen bei der Organisation und erleichtern die Arbeit, sodass man sich stärker auf den Inhalt fokussieren kann.

Studierende sind mit der Nutzung von Citavi im Vorteil, denn 85 Prozent können die Software per Campuslizenz ihrer Hochschule kostenlos nutzen. Die Universität Stuttgart zählt auch dazu. Eine Liste mit allen teilnehmenden Hochschulen kann hier eingesehen werden. Daneben bietet die Universität Stuttgart regelmäßige Schulungen an, die in der UB Stadtmitte stattfinden. Der nächste Termin ist am 13.12.2017. Zu weiteren Terminen und zur Anmeldung hier klicken!

CITAVI PUMA
Betriebssystem Windows unabhängig, da Website
Kosten kostenlos durch Campuslizenz kostenlos
Gruppenarbeit möglich nur über eine Netzwerkinstallation möglich, viele Gruppenfunktionen
Webanwendung geplant ausschließlich online nutzbar
Open Source nein ja

Bei Projekten, die Gruppenarbeit erfordern, ist im Vergleich zu Citavi also Puma klar im Vorteil: nur hier können Gruppen erstellt werden und darin Artikel (und Lesezeichen) abgespeichert werden, sodass jedes Mitglied darauf zugreifen kann. Außerdem ist Puma als webbasierende Literaturverwaltung plattformunabhängig. Die Nutzung ist kostenlos.

Feature des Monats: Soziale Funktionen nutzen

In Gruppen arbeiten und Einträge an Benutzer senden

PUMA ist nicht nur hilfreich, wenn man nach passender Literatur suchen möchte. Daneben bietet das Programm auch einige soziale Funktionen an, die wir heute etwas näher vorstellen möchten.

PUMA erleichtert zum Einen die Zusammenarbeit von Gruppen: Durch die Nutzung einer eigenen PUMA-Gruppe können Einträge schnell und ohne zusätzlichen Aufwand mit den anderen Mitgliedern geteilt werden.

PUMA Gruppe mit aktuellen Einträgen aller Mitglieder

Natürlich kann man auch bestehenden Gruppen beitreten, um so an interessante Einträge zu kommen. Dafür klickt man auf der PUMA-Website einfach auf Gruppen/Alle Gruppen, hier erscheint dann eine Liste aller bestehenden Gruppen, zum Beispiel zum Thema Open Access, Politik usw. (oder einfach hier klicken, um direkt zur Gruppen-Liste zu gelangen).

Einträge an bestimmte Nutzer senden

Publikationen können auch direkt an einen bestimmten Nutzer gesendet werden. Dafür muss man entweder miteinander befreundet sein oder in mindestens einer gemeinsamen Gruppe Mitglied sein.

Dazu klickt man im Eintrag zunächst unten rechts auf „Diese Publikation in die eigene Sammlung kopieren“ …

Eintrag bearbeiten

… dann scrollt man runter zu den Tags …

Eintrag an Nutzer senden

… und trägt hier das Systemtag „send:benutzername“ ein.

Dann klickt man wie gewohnt auf „Speichern“ und der Nutzer erhält eine Benachrichtigung und kann direkt auf den Eintrag zugreifen.

 

Suchen auf PUMA

Tipps und Tricks

PUMA bietet zahlreiche Möglichkeiten schneller an die gewünschten Literatureinträge zu gelangen. In der Suchleiste des Literaturverwaltungsprogramms kann man auswählen, wonach genau gesucht werden soll. Dabei hat man Zugriff auf eigene und öffentliche Einträge sowie auf die DBLP-Datenbank.

Die PUMA Suchleiste

Um die verschiedenen Such-Kategorien nutzen zu können, klickt man einfach auf der Suchleiste rechts auf „Suche“, dann öffnet sich direkt darunter die Suchleiste (s. Bild oben) und man kann nach der gewünschten Kategorie suchen.

Vor allem das Suchen nach Tags kann sehr hilfreich sein. Tags sind Schlagwörter, die zu jeder veröffentlichten Publikation auf PUMA vergeben werden können. Das ist besonders hilfreich, wenn man nicht nach einem bestimmten Titel oder Autor, sondern z.B. nach einer bestimmten Thematik sucht.

Das Besondere an PUMA sind die Sozialen Funktionen, die angeboten werden. Wenn man ein Benutzerkonto eingerichtet hat, kann man Publikationen an bestimmte Nutzer senden, Gruppen beitreten usw. So kann auch in der Suchleiste die Kategorie Benutzer ausgewählt werden – hier kann man nach bestimmten Benutzerkonten suchen, um sie dann z.B. als Freund hinzuzufügen.

Auf PUMA findet man zahlreiche Gruppen, denen man beitreten kann (oder man erstellt einfach eine eigene). Sie bieten eine zusammenfassende Sicht auf die Einträge aller Gruppenmitglieder und erleichtern das gemeinsame Arbeiten. Die verschiedenen Gruppen können auch mithilfe der Suchleiste durchsucht werden.

Neben diesen besonderen Such-Kategorien bietet PUMA natürlich auch die gängigsten Suchmöglichkeiten an, wie die Folgende – das Suchen nach einer/m bestimmten Autor/-in.
Konzepte auf PUMA sind Gruppierungen mehrerer Tags zu einem Konzept („Supertag“), die jede/r Benutzer/in erstellen kann und nach denen hier gesucht wird.
Unter jede Publikation auf PUMA wird auch ein bestimmter BibTeX-Schlüssel automatisch abgespeichert – hiernach kann unter der nächsten Kategorie gezielt gesucht werden.

Die letzte Möglichkeit in der Liste ist die gängige Suche, die auch als default-Einstellung in PUMA abgespeichert ist. Hier wird nach dem Volltext gesucht.

Ein paar Suchtipps…

Mit der Suchanfrage nach einem bestimmten Wort gefolgt von einem Sternchen (nicht an erster Stelle!), kann nach einer beliebigen Zeichenkette gesucht werden, z.B. „Literatur*“ findet Einträge zur Literaturverwaltung, Literaturverwaltungsprogramme aber auch zur Literatursuche.

Mithilfe des Ausdrucks „AND“ werden nur Einträge angezeigt, die beide Wörter enthalten z.B. „Literatur AND Puma“. Möchte man aber nur Einträge zur Literaturverwaltung, aber nicht zu PUMA angezeigt bekommen sucht man mit dem Ausdruck NOT: „Literaturverwaltung NOT puma„.

Viele weitere hilfreiche Ausdrücke gibt es HIER.